Time Management Matrix

Time Management Matrix

Time Management Matrix

Time Management Matrix
Time Management Matrix

Quadran I

Apakah Anda pernah merasa banyak sekali pekerjaan yang harus Anda selesaikan, padahal waktu yang Anda miliki terbatas? Jika hal itu sering terjadi, sudah tiba saatnya Anda mempelajari matrix pengelolaan waktu di bawah ini. Matrix Manajemen Waktu terdiri dari empat Quadran. Quadran I berisikan tugas-tugas Penting dan Mendesak, Quadran II tugas-tugas yang Penting tapi Tidak Mendesak, Quadran III kegiatan yang Mendesak tapi Tidak Penting, dan Quadran IV adalah kegiatan yang Tidak Penting dan juga Tidak Mendesak.

Dr Stephen Covey memperkenalkan konsep matriks manajemen waktu, terdiri dari empat kuadran mewakili dimana kita menghabiskan waktu kita.

  • Kuadran 1 adalah penting dan mendesak tugas-seperti menekan masalah & proyek batas waktu didorong.
  • Kuadran 2 adalah penting tapi tidak mendesak tugas-tugas seperti membangun hubungan, perencanaan dan mengenali peluang baru.
  • Quadrant 3 adalah tidak tugas-tugas penting, tetapi mendesak termasuk kegiatan dianggap gangguan (panggilan tertentu ie atau email).
  • Kuadran 4 tidak mendesak dan tidak tugas-tugas penting seperti hal-hal sepele dan buang waktu.

Matriks manajemen waktu bisa membantu kita untuk mengendalikan kegiatan-kegiatan kita, sehingga waktu yang ada mencukupinya. Matrix manajemen waktu di mulai dengan penetapan tugas-tugas atau pekerjaan apa yang dinilai “penting/tidak penting” dan “mendesak/tidak mendesak” dalam kehidupan.

Suatu tugas dinilai penting ketika tugas tersebut berkaitan langsung dengan tujuan yang ingin kita capai dalam kehidupan personal dan profesional. Punya waktu cukup bersama keluarga yang kita cintai, pengembangan di bidang pekerjaan dan karier, senantiasa aktif dalam kondisi sehat, bisa jadi merupakan tujuan professional dan personal bagi diri kita. Itulah mimpi atau visi hidup kita. Kegiatan-kegiatan yang berkontribusi pada visi kita ada di Quadran I dan II kegiatan yang penting, dan tidak boleh diabaikan.

Sebaliknya, menghabiskan waktu untuk mengirim e-mail berkepanjangan, sms-antanpa makna, menonton acara gossip di TV , bertelepon ria, menghadiri pertemuan yang tidak ada kaitan dengan tujuan utama hidup kita, adalah kegiatan-kegiatan yang tidak terlampau penting. Kegiatan-kegiatan tersebut ada di Quadran III dan IV. Namun jika memang aktivitas tadi tidak berkaitan dengan pengembangan profesi atau pribadi kita–misalnya ketika kita adalah seorang kritikus acara TV, maka nonton TV seharian adalah kegiatan penting, jadi ada Quadran I atau II.

Apakah kita cenderung bereaksi (reaktif) terhadap lingkungan di sekeliling kita, atau kita cenderung pro-aktif? Makin reaktif, makin banyak tugas yang sifatnya mendesak. Tugas-tugas yang mendesak adalah tugas yang tidak bisa ditunda sama sekali. Segera harus dilakukan. Telepon yang berdering, bos yang tiba-tiba memanggil Anda untuk rapat, atau mengantarkan seseorang pergi berobat ke dokter, atau hal-hal lain yang membuat kita harus mengerjakannya segera.

Tugas-tugas yang tidak mendesak adalah tugas yang tidak menuntut untuk segera dilakukan. Nonton TV, baca koran, baca novel, berkunjung ke tetangga, rekan, ngobrol santai, dan lain sebagainya. Artinya, kalaupun tidak dilakukan pada saat itu, masih bisa dilakukan di lain waktu.

Quadran II 

Dari sudut pandang manajemen waktu, kita harus lebih banyak berada di Quadran II, bersifat proaktif, senantiasa melakukan pekerjaan yang penting bagi kehidupan kita, tanpa tergesa-gesa, dikejar-kejar waktu. Kegiatan-kegiatan di Quadran II umumnya merupakan kegian-kegiatan preventif atau pencegahan. Misalnya memeriksa kondisi alat alat kerja (komputer), membangun hubungan antar pribadi, merencanakan kegiatan, ikut program pelatihan, cuti, berlibur. berolah raga, membaca buku bermutu, beres-beres rumah, kerja rutin sehari-hari. Misalnya, kita harus mempresentasikan sesuatu hal yang penting minggu depan. Hari ini pekerjaan tersebut telah kita mulai sedikit demi sedikit, hati-hati dan hasilnya bisa lebih berkualitas.

Di bawah ini ada hal-hal penting yang harus dikerjakan dengan cara proaktif (Quadran II) Namun ketika kita tidak lakukan, maka kegiatan tersebut akan pindah ke Quadran I, sehingga membuat kita merasa tertekan.

  • Membangun hubungan baik dengan keluarga dan teman-teman
  • Bagi manajer, mengembangkan kemampuan professional para pegawainaya. Bagi kita mengembangkan     pengetahuan dan keterampilan kita secara rutin
  • Berlatih/olahraga dan makan makanan yang sehat.
  • Secara rutin menjaga peralatan kerja kita – komputer, kendaraan, dlsb.
  • Menyisihkan waktu khusus untuk santai, rekreasi, istirahat

Semua contoh kegiatan di Quadran II tadi, mempunyai tujuan preventif atau pencegahan. Jika hal tersebut tidak dilakukan, maka kegiatan tersebut berpindah ke Quadran I, dan membuat kita tidak nyaman.

Quadran III

Quadran ini, tugas kita mendesak namun tidak penting. Ketika kita sedang mengerjakan sesuatu hal yang penting secara seksama (kita ada di Quadran II) , tiba-tiba ada rekan kita mengajak ke luar kantor untuk berbelanja sejenak ke toko di sebelah kantor. Atau menjawab telepon iseng yang berdering di HP atau telepon di meja kita, Segera mengikuti rapat kantor yang tidak punya kaitan langsung dengan pekerjaan kita. Kalau hal tersebut kita lakukan maka kita bisa masuk ke Quadran I.

Berani menolak ajakan teman, berani untuk tidak ikut bergabung dalam kegiatan lain ketika kita sedang berkonsentrasi pada satu kegiatan, membiasakan diri tidak “multitasking”, dapat mencegah kita masuk ke dalam Quadran III, dan tetap berada di Quadran II.

Quadran IV

Bentuk kegiatan di Quadran ini adalah kegiatan yang tidak penting dan tidak mendesak bagi tujuan hidup personal maupun professional. Sesekali sebagai bentuk “intermezzo” tidak ada salahnya, namun jangan dijadikan kebiasaan. Menggosip, saling curhat, nonton sinetron, menonton film, arisan, bersosialisasi, merupakan kegiatan yang dapat dikategorikan jatuh ke dalam Quadran IV.

Mulai saat ini kita harus mempunyai pikiran yang jernih, bahwa Quadran II adalah daerah di mana kita akan melakukan kegiatan paling efektif dalam upaya mengapai tujuan hidup personal atau pun profesional. Jadi apa yang harus kita lakukan agar tetap berada di Quadran II sebanyak mungkin?

  1. Dari daftar kegiatan kita, coba hilangkan atau kurangi kegiatan yang tidak pernting bagi kehidupan kita.
  2. Bangun, bentuk visi dan nilai hidup kita. Kehidupan yang bagaimana yang kita impikan. Visi tersebut akan memberikan arahan untuk memrioritaskan kegiatan kegiatan dan waktu kita.
  3. Coba susun jadwal kegiatan mingguan dan harian yang relevan dengan visi atau mimpi kita.
  4. Jangan menunda pekerjaan, jangan mencari kesempurnaan, jangan enggan mengatakan “TIDAK”. Hindari “time waster”, buang-buang waktu.

Sumber: https://duniapendidikan.co.id/

Posted on: January 12, 2019, by :